Бас редактор


Электронный архив документов



жүктеу 131.17 Kb.
Pdf просмотр
бет8/16
Дата09.01.2017
өлшемі131.17 Kb.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   16

Электронный архив документов
 

 
это система хранения бухгалтерской, кадровой 
и  прочей  документации,  позволяющая  значительно  оптимизировать  и  автоматизировать 
бизнес
-
процессы.
 
Использование электронного архива обеспечивает:
 

 
удобный и быстрый поиск нужной документации;
 

 
систематизацию  для  облегчения  дальнейшего  использования,  упорядоченное  ее 
хранение с возможностью формирования различных отчетов;
 

 
мгновенную отправку копий документов; 
 

 
высвобождение пространства за счет сокращения количества бумаги;
 

 
защиту документации от безвозвратной утери или повреждения. Благодаря ограни-
чению  прав  доступа,  протоколированию  действий  пользователей  и  автоматическому  ре-
зервному копированию обеспечивается высокий уровень информационной безопасности.
  
Основные этапы создания электронного архива:
 
1) 
Экспертиза архивов и документных потоков предприятия: 
 
Позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии 
создания и наполнения электронного архива учреждения.
 
2) 
Сканирование
:  
Документация  переводится  в  электронный  вид  с  использованием  массового  скани-
рования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) доку-
ментов со всеми реквизитами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.).
 
Для  сканирования  отдельных  листов  и  расшитых  документов  применяются  протяж-
ные  скоростные  документные  сканеры,  обладающие  производительностью  в  несколько 
сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десят-
ки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недоста-
точно контрастными) документами. 
 
Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшю-
рованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетар-
ные (книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен ли-
цевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего 
элемента.  При  таком  методе  оцифровки,  кроме  высокого  качества сканирования,  дости-
гается  высокая  сохранность  документов,  поскольку  отсутствует  контакт  сканирующих 
элементов с оригиналами.
 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
50 
3) 
Индексация  по  различным  информационным  полям  (тип,  название,  номер, 
дата создания и т.
 
п.):
 
При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как 
с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обра-
ботки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными 
программами  применяется  крайне  редко,  поскольку  процент  ошибок  достаточно  велик. 
Часто  на  практике  при  индексации  требуется  обеспечить  не  более  одного  ошибочного 
символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных 
систем.  Поэтому,  как  правило,  отсканированные  материалы  поэтапно  обрабатываются 
специально обученными сотрудниками.
 
4) 
Выбор  между  аутсорсингом  и  самостоятельным  созданием  электронного 
архива: 
 
Если речь идет именно о проекте по массовому преобразованию в электронный вид 
уже  накопленных  документов  (объемы  дальнейшей  оцифровки  сравнительно  невелики), 
передача  его исполнения на аутсорсинг снимет проблемы оплаты персонала и расходы 
на его обучение, закупку дорогостоящей техники сканирования, аренду рабочих помеще-
ний и последующее использование оборудования массового ввода.
 
Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обна-
ружиться  множество  дополнительных  статей  расхода,  которые  не  были  предусмотрены 
или  казались  малозначительными  (обучение  персонала,  оборудование  рабочих  мест, 
пусконаладочные работы, высокий процент брака в начале работы, приобретение аксес-
суаров и расходных материалов, дополнительные
 
работы по подготовке к поточному ска-
нированию:  переборка,  расшивка,  нумерация  и  прочее,  а  также  работы  по  собственно 
сканированию). Это приводит к превышению запланированной суммы без гарантий полу-
чения  качественных  результатов.  В  случае  же  с  внешним  подрядчиком  оплачивается 
лишь конечный результат, а риск минимизируется.
 
Своими  силами  имеет  смысл  пополнять  созданный  электронный  архив  и  то,  если 
прирост объема документов относительно невелик –
 
до 10 тысяч листов в квартал. В лю-
бом случае для принятия взвешенного решения о том, создавать электронный архив са-
мостоятельно или заказать его создание партнеру, обладающему богатым опытом реали-
зации подобных работ, следует провести тщательную экспертизу объемов, трудоемкости 
и стоимости проекта.
 
Создание электронного архива документов с грифом «секретно» регулируется зако-
нодательными актами Республики Казахстан по защите государственных секретов.
 
 
Выбор формата хранения документа.
 
Формат PDF (Portable Document Format) –
 
межплатформенный формат электронных 
документов,  разработанный  фирмой  Adobe  Systems.  Для  просмотра  существует  множе-
ство программ, а также бесплатная программа Adobe Reader.
 
C 1 июля 2008 г

является открытым стандартом ISO 
(PDF/A 

 
стандарт ISO 19005
-
1:2005  «Управление  документацией.
 
Формат  файлов  электронных  документов  для 
долгосрочного  сохранения.  Часть  1:  Использование  формата  PDF  1.4  (PDF/A
-
1)» 
(Document management 

 Electronic document file format for long-term preservation 

 Part 1: 
Use  of PDF 1.4 (PDF/A-
1), опубликован 1 октября 2005
 
г.,)
 
для долгосрочного архивного 
хранения  электронных  документов  и  базируется  на  описании  стандарта  PDF  версии  1.4 
от Adobe Systems (использовался в Adobe Acrobat 5). 
 
В действительности, PDF/A является подмножеством формата PDF, из которого ис-
ключены некоторые особенности, не подходящие для долгосрочного архивного хранения.
 
Передаваемые на архивное хранение архивные файлы не должны быть полностью 
или  частично:  зашифрованы,  защищены  паролем,  сжаты  собственным  алгоритмом  сжа-
тия, кодированы. 
 
На данный
 
момент имеется три версии формата. 
 
Первая версия –
 PDF/A-1 (ISO 19005-
1, 2005 г
.
) имеет две модификации. Одна из них 
базовая  (PDF/A
-
1b),  вторая  (PDF/A
-
1a)  содержит  дополнительные  требования,  направ-
ленные на упрощение поиска  по документу (необходимость вставки иерархии, описания 
тэгов и языковых особенностей). На практике предпочтительней PDF/A
-
1b, так как затра-

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
51 
ты на создание документа, соответствующего всем требованиям PDF/A
-
1a, не всегда оп-
равданы. Вторая версия PDF/A
-2 (ISO 19005-
2, 2011 г
.
) имеет ряд незначительных изме-
нений (добавлена поддержка JPEG 2000, OpenType шрифтов и прозрачных слоев). Также 
существует несколько подвидов (PDF/A
-2a, PDF/A-2b, PDF/A-
2u), которые имеют незначи-
тельные  различия.  На  данный  момент  формат  PDF/A
-
2  распространен  слабо.  Наконец, 
PDF/A-3 (ISO 19005-
3, 2012 г
.
) добавил возможность встраивать в документы файлы про-
извольных форматов. Как и PDF/A
-
2, почти не применяется.
 
В  результате  исследований  американских  и  российских  ученых,  нашло  свое  под-
тверждение то, что документ, хранимый в формате PDF/A, в силу полного отсутствия свя-
зи  с  такими  изменчивыми  вещами,  как  гиперссылки  и  мультимедийный  контент,  можно 
открыть в любой операционной системе через какое угодно длительное время с помощью 
приложения, поддерживающего соответствующий формат. Особое значение также имеет 
и  тот  факт,  что  PDF/A  обеспечен  статусом  международного  стандарта,  а  его  поддержка 
со стороны разработчиков в долгосрочной перспективе оправдана. Использование целе-
сообразно по сравнению с другими доступными форматами хранения, которые могут из-
мениться в любой момент времени. Ситуация с отказом от поддержки документов Word 
старого образца до версии 2003 в Google Drive дало старт полному вытеснению формата 
Word 97-
2003. Более того, компания Microsoft сама не оказывает последовательную под-
держку  и  преемственность  форматов  в  рамках  программного  обеспечения  Word  версий 
97-
2003 с более поздними версиями.
 
Существует  также  следующий  нюанс:  для  каждого  конкретного  документа,  формат 
которого  заявлен  как  PDF/A,  невозможно  заведомо  утверждать,  что  это  действительно 
так.  Таким  образом,  необходима  верификация  на  соответствие  требованиям  формата 
для  каждого  конкретного  документа,  и  если  на  этапе  размещения  в  архиве  или  после 
очередного изменения она не будет проведена, то задача по принятию электронного до-
кумента на долгосрочное хранение потенциально провалена. 
 
Формат *tiff является на сегодняшний день оптимальным с точки зрения качества со-
хранения  визуальной  (растровой)  информации  –
 
он  широко  используется  в  полиграфии 
высокого качества.
 
Электронный документ в данном формате с разрешением не ниже 300 
dpi и последующим сохранением (без компрессии) в формате *tiff –
 
лучший вариант соз-
дания электронного изображения, предназначенного как для длительного хранения, так и 
для дальнейшего использования, включая варианты преобразований файла.
 
Возможности архивации видеодокументов фактически отсутствуют –
 
степень их сжа-
тия без потери качества при восстановлении не превышает полупроцента. Следователь-
но,  с  технической  точки  зрения  выбор  программных  средств  для  кодирования  аудио

и 
видеоинформации определяется только требуемым качеством воспроизведения изобра-
жения и доступным объемом архивного хранилища.  
 
С  каждым  годом  увеличивается  количество  документов,  включенных  в  разнообраз-
ные базы данных –
 
база данных также является документом со структурой, состоящей из 
полей разной информационной природы. Выбор кодировки для хранения базы зависит в 
основном от ее структуры.  Если база представляет собой один файл, то ее имеет смысл 
хранить в кодировке, соответствующей этому типу файла –
 
как правило, в виде двоичных 
данных.  При  хранении  базы,  записи  которой  явно  состоят  из  полей  разной  структуры, 
наиболее часто употребляются кодировки RTF и PDF –
 
в случае, если в базе нет аудио

и 
видеофрагментов  (почти  невозможно  представить  приложения  для  использования  по-
добной  базы).    В  случае  реляционной  базы  данных  (самый  частый  в  настоящее  время 
вариант)  запись  в  базе  как  единое  целое,  как  правило,  не  хранится,  а  формируется  их 
полей  различных  таблиц  по  запросу.  При  этом  вполне  возможно  хранение  информации 
отдельных  таблиц  в  адекватных  ранее  описанных  кодировках.  Проблема  заключается 
лишь  в  «сборке»  готовых  информационных  фрагментов  с  выдачей  их  пользователю  в 
требуемом порядке. 
 
Расходы на хранение информации напрямую зависят от необходимого программного 
аппаратного обеспечения, необходимого для воспроизведения конкретных типов файлов. 
Стоимость  хранения  информации  определяется  так:  формат  файла  =  стоимость  про-
граммного обеспечения/ объем информации = стоимость носителей информации. В связи 
с постоянным удешевлением носителей информации, повышения их емкости, основными 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
52 
факторами, определяющими выбор форматов файлов для постоянного (долговременно-
го) хранения являются доступность программного обеспечения и считываемость формата 
файла в долговременной перспективе.
 
Отвечают требованиям долговременного архивного хранения: 
 
1) 
Для  растровых  изображений  –
 
TIFF;  без  компрессии/uncompressed  –
  JPEG2000; 
(lossless) (*.jp2) 

 PNG (*.png); 
2) 
Для векторных изображений –
 SVG (no Java script binding) (*.svg);  
3) 
Для виртуальных форматов данных –
 X3D (*.x3d);  
4) 
Для  аудио

и  видеоинформации  –
  AIFF  (PCM)  (*.aif,  *.aiff),  WAV  (PCM)  (*.wav), 
AES3 (LPCM) (*.aes); 
5) 
Для
 
видео
 

  Motion JPEG 2000 (ISO/IEC 15444-4)

*.mj2), AVI (uncompressed, mo-
tion JPEG) (*.avi), QuickTime Movie (uncompressed, motion JPEG) (*.mov); 
6) 
Для
 
баз
 
и
 
банков
 
данных
 

 Comma Separated Values (*.csv), Delimited Text (*.txt) 

 
SQL DDL.  
Форматы файлов по презентациям не имеют формата с достаточно высокой надеж-
ностью  обеспечения  долговременного  хранения  (в  т.
 
ч.  PowerPoint  (*.ppt)  и  не  отвечают 
требованиям долговременного хранения.
 
 
Система электронного документооборота (СЭД)

Как правило, работа по созданию СЭД учреждения ведется параллельно с создани-
ем  электронного  архива.  На  рынке  имеется  множество  фирм,  предлагающих  различные 
СЭД. Они схожи в базовых принципах, к тому же подразумевается их дальнейшая инте-
грация. 
 
Государственные  органы  Республики  Казахстан  работают  в  Единой  системе  элек-
тронного  документооборота  (ЕСЭДО)  на  базе  решения  Lotus  Notеs  Domino  от  IBM.  Для 
того,  чтобы  электронный  архив  соответствовал  архиву  дел  на  бумажном  носителе,  при 
работе с Lotus Notеs Domino ЕСЭДО важно помнить о таких правилах:
 
1) 
Проверить правильность номенклатуры дел (соответствие индексов дел, заголов-
ков дел; если документ создается только в электронном виде, то это должно быть указа-
но);
 
2) 
Своевременно  (как  правило,  в  течение  одного  месяца)  заполнять  карточки  доку-
ментов, чтобы они могли попасть с текущий электронный архив;
 
3) 
При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив органи-
зации следует сверить идентичность дел на бумаге с делами в электронном виде.  Опись 
дел создается автоматически на основании номенклатуры дел организации, внесенной в 
программу
.  
Согласно  пункту  18  Правил  электронного  документооборота,  утвержденного  поста-
новлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г


 
430, «Содержа-
тельная часть электронного  документа состоит из одного или нескольких файлов в сле-
дующих форматах:
 
1) PDF, TIFF, JPEG 

 
графический формат;
 
2) RTF, DOC, DOCX 

 
текстовый формат;
 
3) XLS, XLSX 

 
табличный формат;
 
4) PPT 

 
презентации;
 
5) RAR, ZIP 

 
архивированный формат.
 
Содержательная  часть  проектов  актов  Президента  Республики  Казахстан в  ЕСЭДО 
формируется только в формате DOC, PDF». 
 
 
Международный опыт

Как  видим,  в  Республике  Казахстан  в  требованиях  к  форматам  электронных  доку-
ментов  большинство  составляют  форматы  с  закрытым  исходным  кодом,  предоставляе-
мые  компанией  Microsoft,  тогда  как  в  мире  наблюдается  тенденция  к  преобладанию  ис-
пользования программного обеспечения с открытым исходным кодом. 
 
Следует отметить, что правительства многих стран не требуют применения единст-
венного  формата  электронного  документооборота.  Как  правило,  за  рубежом  обмен  дан-

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
53 
ными  происходит  в  соответствии  со  списком  рекомендованных,  допускаемых  и  нежела-
тельных форматов.
 
В  Российской  Федерации  создаются  условия  для  того,  чтобы  участники  Межведом-
ственного электронного документоборота (МЭДО) использовали формат PDF/A
-1.   
Например,  согласно  пункту  15  Требований  к  организационно
-
техническому  взаимо-
действию государственных органов и государственных организаций посредством обмена 
документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массо-
вых  коммуникаций  Российской  Федерации  и  Федеральной  службы  охраны  Российской 
Федерации  от  27  мая  2015
 
г


 
186/258,  файл  документа  в  электронном  виде,  а  также 
файл электронного образа документа с внедренными графическими элементами регист-
рационных данных и отметок об электронной подписи (в случае его формирования) дол-
жен  иметь  формат  PDF/A
-
1,  соответствующий  международному  стандарту;  а  согласно 
пункту 16, текстовая часть документа должна включаться в файл формата PDF/A
-
1 в тек-
стовом виде.
 
Сфера электронного документооборота находится в самом начале своего развития и 
в  мире  пока  не  выработан  единый  подход  к  созданию  и  хранению  документов  и  других 
данных в электронном виде. 
 
Однако понятно, что определение единого формата создания и хранения электрон-
ных  документов  в  стране  позволит  унифицировать  и  облегчить  работу  с  дальнейшим 
хранением  и  использованием  электронных  документов  и  электронного  архива  в  даль-
нейшей перспективе. 
 
 
Список использованных источников:
 
1.  http://www.osp.ru/cio/2006/03/379918/ 
2.  http://reisswolf.kz 
3.  http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-rggu-format-2013.pdf 
4.  http://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/ 
5.  http://base.garant.ru/71199902/#block_400 
6.  http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/guide-to-formats.pdf 
7.  http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html#digitalstillimages 
8.  http://ufdcimages.uflib.ufl.edu/AA/00/01/71/19/00011/Binder1.pdf 
9.  http://ufdc.ufl.edu/AA00017119/00011 
10.  http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php 
11.  http://rusrim.blogspot.com/2014/02/blog-post_10.html 
 
 

 
ОТАНДЫҚ ЖӘНЕ ШЕТЕЛДІК ТӘЖІРИБЕ 
 
 
ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ 
 
54 
 
 
 
 
 
Д.Ю. Абдукадырова,
 
заместитель директора Архива Президента РК
 
 
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НАЦИОНАЛЬНОГО КУЛЬТУРНОГО ЦЕНТРА 
 
 
Пояснения к примерной номенклатуре дел национального культурного центра
 
 
Примерная  номенклатура  дел  национального  культурного  центра  (далее  –
 
НКЦ) 
представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в 
НКЦ с указанием сроков их хранения. 
 
При  подготовке  примерной  номенклатуры  дел  был  проанализирован  Закон  Респуб-
лики  Казахстан  «Об  Ассамблее  народа  Казахстана»  от  20  октября  2008  г.  №70
-
IV,  дея-
тельность национальных культурных центров, являющихся источниками комплектования 
Архива Президента РК и изучен комплекс документов, образующихся в процессе их дея-
тельности:  Всемирная  ассоциация  казахов,  Ассоциация  курдов  Казахстана  «Барбанг», 
Республиканский культурный центр уйгуров Казахстана и др. 
 
Примерная  номенклатура  дел  разработана  с  целью  создания  основы  для  рацио-
нальной организации делопроизводства, проведения
 
экспертизы ценности, учета и обес-
печения сохранности документов в НКЦ. Примерная номенклатура дел является методи-
ческим пособием и носит рекомендательный характер.
 
Сроки  дел  определены  в  соответствии  с  Перечнем  типовых  документов,  образую
-
щихся  в  деятельности  государственных  и  негосударственных  организаций,  с  указанием 
сроков  хранения,  утвержденным  приказом  Министра  культуры  и  спорта  Республики  Ка-
захстан от 26 января 2015 г. № 22. 
 
Форма  примерной  номенклатуры  дел  определена  Типовыми  правилами  документи-
рования и управления документацией в государственных и негосударственных организа-
циях,  утвержденными  приказом  Министра  культуры  и  спорта  Республики  Казахстан  от 
 
22 декабря 2015 г

№ 144.
 
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, т.
 
е.
 
наиме
-
нования  разделов  соответствуют  основным  направлениям  деятельности  НКЦ  данного 
профиля:
 
01. 
Организационно
-
правовое обеспечение деятельности 
 
02. 
Организационно
-
массовая работа
 
03. 
Бухгалтерский учет и отчетность
 
Внутри  разделов  номенклатуры  дела  систематизированы  по  степени  важности  и 
взаимосвязи.
 
В примерную номенклатуру дел не вошли документы по личному составу (распоря
-
жения руководителя по личному составу, трудовые договоры со штатными работниками, 
трудовые книжки, личные дела, расчетно
-
платежные ведомости на получение зарплаты, 
индивидуальные карточки и др.), т.
 
к. работа в  общественных объединениях ведется на 
общественных началах, документы по личному составу не образуются. Однако некоторые 
договоры НКЦ с физическими лицами на выполнение временных работ, по
 
которым
 
вы-
дают премии членам организации, включены в дела временного (75 лет) хранения (02
-09, 
02-14, 03-09, 03-12). 
Примерная номенклатура дел имеет следующие графы:
 
В  графе  1
 
номенклатуры  дел  проставляются  индексы  каждого  включенного  дела. 
Индексы состоят из установленных в НКЦ цифрового обозначения разделов номенклату-
ры дел и порядкового номера дела. Например, индекс «01–17», где цифра 01 обозначает 
индекс  направления  деятельности  общественной  организации,  цифра  17  –
 
порядковый 
номер дела по номенклатуре дел.
 

жүктеу 131.17 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   16




©emirb.org 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет